home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1993 November / JCSM Shareware Collection - 1993-11.iso / cl060 / psp41.lzh / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-15  |  34KB  |  1,130 lines

  1.    ============================
  2.    HOW TO INSTALL AND START PSP
  3.    ============================
  4.  
  5.      1. Make a backup copy of your PSP diskette(s) using the DOS
  6.     COPY command.
  7.  
  8.      2. Store the original PSP diskette(s) in a safe place and label
  9.     the new diskette(s) with the same titles as the original(s).
  10.  
  11.      3. Make a directory by using the DOS command:
  12.         C MD \(directory name)
  13.  
  14.      4. Copy your PSP diskette(s) to their directory using the DOS command:
  15.         C>COPY  A:*.* \(directory name) or
  16.         C>COPY  B:*.* \(directory name)
  17.  
  18.      5. To start - Make your PSP directory your current directory.
  19.            Then Enter PSP after your C prompt.
  20.  
  21.  
  22.  
  23.    The file structure of PSP is as follows:
  24.  
  25.      Program Files
  26.       MN.EXE
  27.       RT.EXE
  28.       LB.EXE
  29.       HK.EXE
  30.       HL.EXE
  31.       HI.EXE
  32.       ST.EXE
  33.       NA.EXE
  34.       CO.EXE
  35.  
  36.      Utility Programs
  37.       BTRIEVE.EXE
  38.       BRT71EFR.EXE
  39.  
  40.      Data Files
  41.       NAME.UPS --- Btrieve Shipping Adresses
  42.       USR.UPS ---- Company Information
  43.       MANFST.UPS - Daily transaction information (NOT ON INSTALL DISK)
  44.       CHART1.UPS - UPS Ground - Commercial
  45.       CHART2.UPS - Rates for Zones 12 - 25
  46.       CHART3.UPS - Rates for Zones 51 - 89
  47.       CHART4.UPS - UPS Ground - Residential
  48.       CHART5.UPS - UPS Ground - Commercial-GroundTrac
  49.       CHART6.UPS - UPS Ground - Residential-GroundTrac
  50.       CHART7.UPS - 3 Day Select Rates
  51.       CHARTI.UPS - International
  52.       CHARTI2.UPS - International
  53.       CHARTI3.UPS - International
  54.       CHARTI4.UPS - International
  55.       CHARTN.UPS - Rates for Air Ltr, UPS services
  56.       ZZ119.UPS,ZONE119.UPS - Zone Charts (NOT ON INSTALL DISK)
  57.  
  58.       PSP.BAT.......Starting batch file after installation
  59.  
  60.       MANUAL.DOC....PSP User's Manual
  61.       REGISTER.DOC..PSP Registration Form
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.         The Parcel Shipping Program (PSP)tm
  80.  
  81.               USER'S MANUAL
  82.  
  83.                Version 4.0
  84.  
  85.                  2/15/93
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112. (c) 1990 East Hampton Industries
  113.     81 Newtown Lane
  114.     East Hampton, NY 11937
  115.     516-324-2224
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.       PSP - The Parcel Shipping Program Version 3.1
  132.      --------------------------------------------- 
  133.  
  134.             Table of Contents
  135.             -----------------
  136.  
  137.  
  138.  
  139.     Features----------------------------------------1
  140.  
  141.     How to Install and Start------------------------2
  142.  
  143.     Using PSP---------------------------------------3
  144.  
  145.     How to Obtain UPS Approval----------------------4
  146.  
  147.     If UPS Rates Change or
  148.     Why you should register-------------------------6
  149.  
  150.     Reference Guide---------------------------------7
  151.  
  152.     License Agreement------------------------------16
  153.  
  154.     Omnibudsman Statement--------------------------18
  155.  
  156.  
  157.  
  158. ========
  159. Features
  160. ========
  161.  
  162. -Eliminates use of UPS log book
  163. -Includes all UPS rate tables
  164. -Produces UPS accepted computer Manifests and Summaries
  165. -Produces UPS accepted shipping labels, COD Tags
  166. -Every package given a Package ID number
  167. -Instantly computes all UPS charges, COD, AOD charges
  168. -Maintains a Shipping Address file
  169. -Pay only if you find the software useful
  170.  
  171. Overview
  172. --------
  173.  
  174. The Parcel Shipping Program (PSP) is a menu-driven software system
  175. that meets all UPS reporting requirements. It is designed to
  176. eliminate the tedious UPS paperwork for companies that use UPS for
  177. shipping.  
  178.  
  179. As you enter your shipping transactions, PSP looks up the UPS zone
  180. from the ZIP code. Next PSP calculates the UPS shipping charges.
  181.  
  182. PSP also can produce shipping labels, COD Tags and UPS Manifests.
  183.  
  184. PSP maintains a shipping address file for frequently shipped to
  185. customers and a temporary file for one time shipments that can be
  186. deleted at the end of the day.
  187.  
  188. Local UPS approval is needed to operate PSP (see below).
  189.  
  190. Special Requirements: DOS 3.0 or higher, Minimum 640KB, IBM,
  191.               EPSON, or OKIDATA , HP Laser printer(s), Hard Disk
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196. ==========================
  197. How to Install & Start PSP
  198. ==========================
  199.  
  200. How to Install:        Make a directory on your Hard disk for
  201.                PSP. Copy all files on the master diskette
  202.                to this directory.
  203.  
  204. How to Start:          Change current directory to directory
  205.                containing PSP.  Enter PSP after prompt.
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.                    -2-
  215.  
  216.  
  217. =========
  218. Using PSP
  219. =========
  220.  
  221. General
  222. -------
  223. After starting PSP you will see the Main Menu. When you make a
  224. selection from the Main Menu you will see submenus that will help
  225. you operate PSP. Messages will appear at the bottom of screens to
  226. suggest the next step. The ESCAPE key will generally take you back
  227. one step and the F1 key is used to proceed after a processing error
  228. has been detected.
  229.  
  230. You may want to set up a separate printer for your labels and COD
  231. Tags to avoid changing paper. You may select up to 3 printers LPT1,
  232. LPT2, LPT3 in the Housekeeping section (Main Menu #4, Submenu #6)
  233. or attach A/B switches.
  234.  
  235.  
  236. Initial Data Entry
  237. ------------------
  238.  
  239. When you first start PSP you must set up your company data (#4
  240. Housekeeping, #1 Add/Edit Company Data.)
  241.  
  242. Next check to see if the label default (2 15/16" x 4") is
  243. satisfactory. If not make your own selection (#4 Housekeeping, #2
  244. Add/Edit Shipping Label Format).
  245.  
  246. Then Enter your Zone Chart (#4, #4)
  247.  
  248. Review the UPS Rates (#4, #3)
  249.  
  250. Review UPS service charges (#4, #5)
  251.  
  252. Finally select printer ports or accept default LPT1 (#4, #6)
  253.  
  254.  
  255. Shipping Address Processing (#3 on Main Menu)
  256. ---------------------------------------------
  257.  
  258. PSP comes with several shipping addresses already on file to assist
  259. in getting local UPS approval (see below). You may delete these
  260. names after PSP is approved. EHI also has available a utility to
  261. down load an ASCII Address file to PSP. Call EHI for more
  262. information about the Utility.
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                    -3-
  272.  
  273.  
  274. ================================
  275. How to Obtain Local UPS Approval
  276. ================================
  277.  
  278. Although PSP has been thoroughly examined and approved by the UPS
  279. National office, your local office must also give its approval
  280. before you can use PSP in your facility.
  281.  
  282. To obtain local approval, you must meet with your UPS
  283. representative and request approval to install the Parcel Shipping
  284. Program, which UPS refers to as a "Host Computer System".
  285.  
  286. Complete these steps before the UPS representative arrives at your
  287. company:
  288.  
  289. 1) Enter your Company name, address and UPS Pickup Record Number
  290. (Housekeeping Menu, #1).
  291.  
  292. 2) Set up your Zone Chart (Housekeeping Menu, #4) and print out a
  293. copy for UPS.
  294.  
  295. 3) Review and print out copies of all the Rate Charts (Housekeeping
  296. Menu, #3). Be sure to print out only those international zones
  297. that are valid in your area.
  298.  
  299. 4) Set up a label format (Housekeeping Menu, #2).
  300.  
  301. 5) Enter the 28 shipping transactions shown on the Chart of
  302. Transactions for UPS Approval below (Main Menu, #1).  
  303. These 28 transactions include shipments to almost all the UPS zones
  304. and were used to obtain National UPS approval for PSP. Your rep may
  305. also ask you for several international transactions which you may
  306. add to the 28 listed below. The Shipping Address File has
  307. 15 pre-entered shipping addresses (Customer Numbers 1
  308. through 15), so you can easily enter these transactions and create
  309. the reports you need for the approval process. You may delete these
  310. addresses after you receive approval.
  311.  
  312. 6) Print the Manifest and Summary Reports (Reports Menu, #1).
  313. The manifest will be 9 pages long and list over 100 individual packages.
  314. The summaries are one page each.
  315.  
  316. 7) Print the first 10 of the shipping labels (Reports Menu, #2).
  317. You do not need to print all 103 labels.
  318.  
  319. 8) Print the 2 COD Tags on plain paper (UPS will supply you with
  320. the required continuous forms when your approved).
  321.  
  322. Your UPS representative will fill out a form and submit it along
  323. with your printouts and labels for local approval.
  324.  
  325. After you receive UPS approval, your representative will supply
  326. you with a "Pickup Record - Computer Manifest Book" and show you
  327. how to fill it out and what to submit each day to your driver. The
  328. second summary printed when you print the Manifest contains all the
  329. information you need to manually fill out your Pickup Record page.
  330.  
  331. If you encounter any difficulties with the local UPS approval
  332. process, please call EHI, toll free, at 1-800-645-1188.
  333.  
  334.  
  335.                    -4-
  336.                                
  337.  
  338.  
  339.          Chart of Transactions for UPS Approval
  340.  
  341. Control  Customer            No     COD     O  Declared    C
  342. Number    Number  Zone   Wt  Pkg   Amount   S    Value     T
  343.   1         1       *    1    1    100.00   
  344.   2         2       *    2    1             1
  345.   3         3       *    3    1                  200.00
  346.   4         4       *    4    1
  347.   5         5       *    5    1                             1
  348.   6         6       *    6    1    600.00
  349.   7         7       *    7    1                  700.00
  350.   8         2      12    1    1
  351.   9        10      14    1    1
  352.  10        11      15    1    1
  353.  11        12      16    1    1
  354.  12         2      22    1    1
  355.  13         2      22    LT   1
  356.  14        10      24    1    1
  357.  15        10      24    LT   1
  358.  16        11      25    1    1
  359.  17        11      25    LT   1
  360.  18         8      51    1    1
  361.  19        13      52    1    1
  362.  20        14      53    1    1
  363.  21        14      54    1    1
  364.  22         8      87    1    1
  365.  23         8      87    LT   1
  366.  24        13      89    1    1
  367.  25        13      89    LT   1
  368.  26         2      3+#   1    1
  369.  27         4      3+#   1    1
  370.  28         2       *    1    75
  371.  
  372. *Indicates zone selected by PSP
  373. #Indicates take ground zone supplied by PSP and add 30 for 3 Day Service
  374.    ie if zone is 2 the 3 Day zone is 32
  375.  
  376. Note: You may also be asked to enter some international
  377. transactions.
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                    -5-
  395.  
  396.  
  397. ==============================================
  398. If UPS Rates Change or Why you should register
  399. ==============================================
  400.  
  401. UPS has changed rate charts on the average of once every one to
  402. two years. When changes occur EHI will send contact all registered
  403. users and supply the new rates for $50.
  404.  
  405. Registered users will also receive toll-free telephone support on
  406. our 1-800-645-1188 number.
  407.  
  408. New versions of PSP will be released to improve the software or to
  409. accomodate any changes required by UPS. Registered users will be
  410. informed of these new releases.
  411.  
  412. Please print the file REGISTER.DOC to register.
  413.  
  414. If you have any comments or questions about PSP send them to:
  415.  
  416.             Kenneth M. Ferrin
  417.             East Hampton Industries
  418.             81 Newtown Lane 
  419.             East Hampton, NY 11937
  420.             516-324-2224
  421.             FAX 516 324 2248
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.                    -6-
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453. ===============
  454. Reference Guide
  455. ===============
  456.  
  457. Menu Chart
  458. ----------
  459.  
  460.   Main Menu
  461.   1. UPS Shipping Transactions Processing
  462.   2. Reports
  463.      1) Print UPS Manifest & Summary Reports
  464.      2) Print Shipping Labels
  465.     1) From UPS Manifest
  466.     2) Entering All Information on Label
  467.     3) From Shipping Address List
  468.      3) Print COD Tags
  469.      4) Print Billing Report
  470.      5) Print Shipping Addresses
  471.   3. Shipping Address Processing
  472.      1) Add Shipping Addresses
  473.      2) Modify Shipping Addresses
  474.      3) Shipping Address Inquiry
  475.      4) Delete Shipping Address
  476.   4. Housekeeping
  477.      1) Add/Edit Company Data
  478.      2) Add/Edit Shipping Label Format
  479.      3) View/Print UPS Rates
  480.     1)  View/Print UPS Rates - Zones 1 thru 8 - Commercial
  481.     2)  View/Print UPS Rates - Zones 1 thru 8 - Residential
  482.     3)  View/Print UPS Rates - Zones 12 thru 25
  483.     4)  View/Print UPS Rates - Canada - Zones 51 thru 89
  484.     5)  View/Print International Rates - Zones 900-932, Air
  485.      Letters
  486.      4) Add/Edit Zone Chart
  487.      5) View/Print UPS Service Charges
  488.      6) Select Printer Ports
  489.   5. Exit Program
  490.  
  491. The remainder of this chapter describes each of the Menu selections
  492. in the order presented above.
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.                    -7-
  508.  
  509.  
  510.  
  511. Main Menu
  512. ---------
  513. After starting the system you will see the title screen and then
  514. the screen requesting you to enter the current date. After you
  515. enter the current date, the Main Menu will appear.
  516.  
  517. 1. UPS Shipping Transaction Processing
  518. --------------------------------------
  519.  
  520. The Shipping Transaction Screen:
  521.   Use this screen to enter your daily Shipping transactions.
  522.   This screen is similar in design to the UPS Record Book. The  
  523.   entries you will make are similar, as well.
  524.  
  525.   Your company name, UPS Shipper Number and the number of trans-
  526.   action lines you've entered will appear on the right side of
  527.   the heading. Your company name and number will be blank until
  528.   you enter this information in the Housekeeping section. 
  529.  
  530.   You may interrupt your data entry at any time by pressing 
  531.   [ESCAPE].
  532.  
  533. Deleting previous days transactions:
  534.   When you access the Shipping Transaction Screen, PSP will ask  
  535.   if you want to erase previously entered transactions. Press
  536.   [DELETE] to delete them. Press [ENTER] to continue without 
  537.   deleting them. You  should delete the transactions after you've
  538.   printed your manifest and are ready to start a new shipping    
  539.   day.
  540.  
  541.   If you press [DELETE], and any transactions contain a temporary
  542.   address, then a message will appear to permit you to erase     
  543.   temporary addresses. Press [DELETE] to delete them. Press 
  544.   [ENTER] to continue without deleting them. We recommend you
  545.   delete temporary addresses to speed up processing time. The
  546.   maximum number of temporary addresses is 999.
  547.  
  548.   After pressing [ENTER], you may change the date or the Pickup
  549.   Record Number. Or you may retain them by pressing [ENTER].
  550.   The cursor will then go to the last transaction line you      
  551.   entered, and you may start entering transactions.
  552.  
  553. Accessing transaction lines that are off the screen:
  554.   The transaction line area on the screen has room for ten trans-
  555.   actions. When there are ten or more transactions, the top lines
  556.   will scroll up, disappearing from view, and new lines will    
  557.   appear on the bottom as you complete lines.
  558.  
  559.   You can scroll the lines in the transaction line area by using
  560.   the [UP ARROW] and [DOWN ARROW] keys. [PgUp], [PgDn], [HOME],[END]
  561.   key are also active.
  562.   
  563.  
  564.  
  565.  
  566.                    -8-
  567.  
  568.  
  569.  
  570. You have available these special keys:
  571.   [ENTER]        Accepts data you've typed on the screen.
  572.   [ESCAPE]       Exits screen. Use when you have completed
  573.          all your Transactions.
  574.   [F2]           Completes a transaction line and moves the 
  575.          cursor to the next lower line.              
  576.   [F3]           Deletes a transaction line.
  577.   [F4]           Inserts a transaction line.
  578.   [F5]           Copies data from line above - If you have
  579.          several shipments to the same customer, you
  580.          can duplicate control numbers, customer
  581.          numbers, etc. using this feature.
  582.   [F6]           Prints a shipping label for the current trans-
  583.          action.
  584.   [F7]           Prints a COD Tag for the current transaction.
  585.   [F8]           Used to search transaction on Control No.
  586.   [UP ARROW]     Moves the cursor to the next higher line.
  587.   [DOWN ARROW]   Moves the cursor to the next lower line.
  588.   [RIGHT ARROW]  Moves the cursor to the right.
  589.   [LEFT ARROW]   Moves the cursor to the left, and to previous
  590.          entries.
  591.   [PgUp]         Moves to previous page
  592.   [PgDn]         Moves to next page
  593.   [END]          Moves to last transaction
  594.   [HOME]         moves to first transaction
  595.  
  596. Transaction line data entry fields:
  597.  
  598. Control Number - You may enter any 7-digit number. This number
  599. can be any control number that is meaningful to your own business
  600. (e.g., an invoice or order number).
  601.  
  602. Customer Number -  When you reach this item, please note the    
  603. message at the bottom of the screen, "Enter Customer Number or  
  604. press [ENTER] to add a Temporary Address." You must assign a    
  605. Customer Number to every Shipping Address.
  606.  
  607. Shipping Addresses 
  608. These may be entered through the Shipping Address Processing Menu
  609. or by entering a Customer Number and pressing [ENTER] on the
  610. Shipping Transaction Screen.
  611.  
  612. If you enter a Customer Number that is not on file, PSP will ask
  613. if you want to enter the address. If the customer number is on
  614. file, then PSP will supply the abbreviated Name, State, Zip Code
  615. and Zone, provided the Zip Code is also on file.
  616.  
  617. Temporary Addresses
  618. If you press [ENTER], the system will assign a temporary number of
  619. the form * nnn, and you will be prompted to set up the address.
  620. These temporary addresses can be deleted the next time you enter
  621. this section of the program.
  622.  
  623. If you make a data entry error, you may assign another temporary
  624. address to a transaction line by blanking out the temporary number.
  625. PSP will then allow you to set up a new temporary address for the
  626. transaction line.
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.                    -9-
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637. Zone - PSP will accept all valid UPS Zone codes.
  638.        PSP will lookup all valid Domestic Ground Service Zones from
  639.        the first thee digits of the ZIP code all other zones are to 
  640.        manually inserted. The 3 Day service zones are manually 
  641.        inserted by adding 30 to the domestic ground zone. Example if the
  642.        domestic ground zone is 5 the 3 Day service code is 35.
  643.  
  644. Commercial/Residential Codes and GroundTrac service Codes -
  645.        the next column contains a C or R, for commercial or residential
  646.        shipments. You may set the default in the Housekeeping-in Company Data
  647.        section. If you wish to use the GroundTrac sevice then enter a D for a
  648.        commercial package and an S for a residential package.
  649.  
  650. Weight - Enter a weight of 1 to 70 lbs or LT for Air Letter.
  651.  
  652. Number of Packages - For multiple packages, identical in weight,
  653. going to the same customer. The UPS Computer Manifest will,
  654. however, print one line for each package, as required by UPS.
  655.  
  656. After you enter Number of Packages, PSP will compute the UPS
  657. charges. Additional charges will be added if you subsequently
  658. require COD, Declared Value, AOD, or Call Tag services.
  659.  
  660. COD Amount - If a customer is classified as a COD only customer
  661. (code 1 or 2), a message will appear to remind you to enter the
  662. COD amount. The amount you enter should be the amount you wish UPS
  663. to collect on your behalf for each package.
  664.  
  665. You may specify in the Company Data section of Housekeeping whether
  666. you wish to add UPS Charges to this amount on the COD Tags and
  667. Manifest Report.
  668.  
  669. Oversized Shipment - Enter a 1 if the box size is in excess of the
  670. UPS requirements of length and girth. PSP will compute the required
  671. UPS charges.
  672.  
  673. Declared Value - Enter declared value for each package. PSP will
  674. compute the required UPS charges.
  675.  
  676. CT - Enter a 1 if this is a Call Tag transaction.
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.                   -10-
  697.  
  698. 2. Reports
  699. ----------
  700.  
  701. 1) Print UPS Manifest and Summary Reports
  702.  
  703. When you access this menu, you can print the Computer Manifest,
  704. the Computer Summary, and a second Summary listing all information
  705. necessary to fill out the Pickup Record-Computer Manifest page.
  706.  
  707. You may have PSP print the UPS Computer Manifest in control number
  708. order by selecting 2 on the first screen. Otherwise the report is
  709. printed in the order in which you entered the transactions. Please
  710. note the UPS charges on this report are the shipping rate charges
  711. only.
  712.  
  713. You may also choose to print the Summaries only by entering a Y
  714. when requested. The default is N; that is, both the Manifest and
  715. the two Summaries are normally printed.
  716.  
  717. You may print multiple copies by entering the number of copies you
  718. want to print. The default is 2 copies, one for UPS and one for
  719. your files.
  720.  
  721. 2) Print Shipping Labels
  722.  
  723. We recommend that you set up a separate printer using an A/B switch
  724. or an additional port to print your shipping labels. The default
  725. label is a blank label 4" (or 4 1/4") by 2 15/16". You may select
  726. other label sizes or preprint your label. See instructions under
  727. Housekeeping (#2).
  728.  
  729.  1) From UPS Manifest
  730.  
  731.     You may selectively print labels starting from the Shipping 
  732.     Transactions you specify. You would use this option to avoid
  733.     printing labels you've already printed-for example, when you
  734.     want to print transactions you've just added. You may also   
  735.     choose to print your labels without stopping to add additional
  736.     information to each label.
  737.  
  738.     Labels for transactions requiring COD or Call Tag service will
  739.     not be printed.
  740.  
  741.     As each label is printed, it is displayed on the screen.    
  742.     Follow the instructions at bottom of screen to process labels.
  743.  
  744.  2) Entering All Information on Label
  745.  
  746.     After you select this option, you may select a shipper number
  747.     to appear on the label. A box will appear on the screen.
  748.     You may then enter the data you want to have appear on a batch 
  749.     of shipping labels. Follow the instructions at the bottom of
  750.     the screen to process the labels. All labels will be numbered.
  751.  
  752.  3) From Shipping Address List  
  753.   
  754.     By selecting this option, you may print all or a selected group
  755.     of address labels from the Shipping Address List on a standard
  756.     3 1/2" x 15/16" label or on your own shipping label.
  757.  
  758.                   -11-
  759.  
  760.  
  761.  
  762. 3) Print COD Tags - optional
  763.  
  764. A COD Tag may be printed for every package where a COD amount is
  765. entered on the Shipping Transaction. Please note that the COD
  766. amount is for each package, and the COD Tag serves as the shipping
  767. label. If you ship many COD packages, we recommend you set up a
  768. separate printer for your COD Tags.
  769.  
  770. You may, however, use the COD screen to obtain the Reference
  771. Number, COD Amount, and Shipping Address and type the COD Tags
  772. manually.
  773.  
  774. Before you print each tag, you will be prompted to enter any
  775. special instructions to appear on the tag.
  776.  
  777. At this time you may also elect to change the "Cash Only" code.
  778.  
  779. 4) Print Billing Report
  780.  
  781. The Billing Report is similar to the UPS Computer Manifest produced
  782. in Section 1 above. A line on the Billing Report corresponds to a
  783. line on the Shipping Transaction screen while the Manifest Report
  784. lists each package shipped. Also the UPS charges on the Billing
  785. Report includes all UPS charges (CODs, AOD charges, etc.). In
  786. addition, the Billing Report will compute sub-totals by Control
  787. Number for the same Control Number entered consecutively. This
  788. report is useful for reconciling your UPS bill and for keeping
  789. track of shipping charges by Control Number.
  790.  
  791. 5) Print Shipping Addresses
  792.  
  793. By selecting this option, you may print all or a selected group of
  794. Shipping Addresses for reference purposes. This report helps you
  795. to maintain your Shipping Address List.
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.                   -12-
  816.  
  817.  
  818.  
  819. 3. Shipping Address Processing
  820. ------------------------------
  821.  
  822. The screens in this section are all very similar to each other.
  823. Titles at the top of the data entry screens will remind you of
  824. which selection you have made.
  825.  
  826.  1) Add Shipping Addresses
  827.  
  828.     You will be prompted by the Shipping Address data entry 
  829.     screen to set up a Customer Number. You may use any alpha-
  830.     numeric characters for Customer Number, but PSP will ignore
  831.     leading and trailing blanks.
  832.  
  833.     You may use the Reports Menu to print the customer list in
  834.     Abbreviated Name or Customer Number order.
  835.  
  836.     When you use the Credit Code for a customer on the Shipping
  837.     Address screen, PSP will prompt you to enter COD amounts
  838.     when you enter shipping transactions for the customer and
  839.     will indicate cash collections on the customer's COD Tags.
  840.  
  841.     The number of Shipping Addresses you may enter is limited
  842.     only by disk space:
  843.       Hard disk drive - 4,000 addresses per Megabyte
  844.  
  845. 2) Modify Shipping Addresses
  846.  
  847.     You must know or select (F10) the Customer Number to modify the Shipping    
  848.     Address Information. Enter the number and the information will 
  849.     appear. Press [ENTER] to reach the field(s) you wish to modify.
  850.  
  851. 3) Shipping Address Inquiry
  852.  
  853.     Shipping Address Information can be viewed by entering or selecting (F10)
  854.     the Customer Number.
  855.  
  856. 4) Delete Shipping Addresses
  857.  
  858.     You may delete a Shipping Address by entering or selecting (F10)
  859.     the Customer Number as long as no shipping transactions are still entered 
  860.     in the Shipping Transaction file. Use [DELETE] on the Shipping
  861.     Transaction screen to purge the transactions. This should be
  862.     done at the beginning of each new shipping day or after the  
  863.     shipment has been picked up by UPS.
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.                   -13-
  870.  
  871.  
  872.  
  873. 4. Housekeeping
  874. ---------------
  875.  
  876. 1) Add/Edit Company Data
  877.  
  878. When you first receive the PSP system, enter your company name and
  879. address, Zip Code, and UPS Shipper Number.
  880.  
  881. The address information you enter will appear on all your reports
  882. and shipping labels.
  883.  
  884. If you want to have the UPS charges added to your COD amounts,
  885. enter Y to the next question on this screen. The UPS charges will
  886. then be added to the COD amounts on the COD Tags and the Manifest
  887. Report. The default is N. 
  888.  
  889. The next to last entry allows you to specify
  890. the default letters C  or R for Commercial or Residential shipments
  891. or D or S for GroundTrac Commercial or Residential on the Transaction Screen.
  892.  
  893. If you wish to add a handling charge to you UPS shipping charge. Then
  894. enter a dollar amount and/or a percent. If you make either of these  
  895. entries PSP will calculate 
  896.      Charges = UPS Charges + Dollar Amount + Percent x UPS Charges
  897. and this amount will appear on the transaction screen and the 
  898. Billing Report. The UPS Manifest will show the UPS Charges as
  899. required by UPS.
  900. If you leave these entries blank or zero then UPS charges will
  901. appear on the transaction screen.
  902.  
  903.  
  904. 2) Add/Edit Shipping Label Format
  905.  
  906. PSP prints a UPS approved shipping label with a ship to address or
  907. a tab label (3 1/2" x 15/16") which will contain only your UPS
  908. Shipper Number, Pkg. ID, Zone and Wt on a label. Select option 1
  909. for complete label and 2 for the tab label.
  910.  
  911. PSP supports the following label sizes:
  912.  
  913.      4" or (4 1/4") x 2 15/16" (default)
  914.      5" x 2 15/16"
  915.      4" x 2 7/16"
  916.      5" X 2 7/16"
  917.  
  918. You may preprint your labels with your return address and a box
  919. for UPS Shipper Number and Package ID Number. The box must be
  920. printed on the upper right corner 1/8" from top and edge. The
  921. dimensions of the box must be 2" long and 3/4" wide. Preprint "UPS
  922. SHIPPER NUMBER" in the upper 3/8" of the box leaving 3/8"
  923. for the computer to print your UPS Number and Package ID. PSP will
  924. also print the weight and zone below the box. You must preprint
  925. your return address in the upper left corner of the label.
  926. Designate that your label is preprinted by answering Y to the
  927. question on the format screen.
  928.  
  929. If you choose not to preprint your label, answer N on the format
  930. screen. Your company address will automatically be printed in the
  931. upper left corner and the UPS Shipper Number and ID Number will be
  932. printed in the upper right corner of your labels.
  933.  
  934. You may also specify on which line and column you want the shipping
  935. address to start printing.
  936.  
  937. Two new label options have been added that produce labels with a
  938. larger box containing your Shipper Number an package ID. Option 3
  939. supports a 4" x 3 15/16" and option 4 a 5" x 3 15/16" label.
  940.  
  941. You may print two sample labels to check to see if your format is
  942. correct by pressing [ENTER] to accept the format and [ENTER] again
  943. to print two sample labels.
  944.                   -14-
  945.  
  946.  
  947.  
  948. 3) View/Print UPS Rates
  949.  
  950. The UPS Rate Charts are already set up for you. You may print all
  951. internal rate charts upon selection of these options.
  952.  
  953.    1) View/Print UPS Rates - Zones 2 through 8
  954.                  Commercial and Residential and GroundTrac
  955.  
  956.    2) View/Print UPS Rates - Zones 12,14,15,16,22,24,25,26
  957.  
  958.    3) View/Print UPS Rates - Canada
  959.  
  960.    4) View/Print International Rates, Air Letters
  961.  
  962. If UPS changes any rates or service charges EHI will provide
  963. updated Rates on diskette for $50.00.
  964.  
  965. 4) Add/Edit Zone Charts
  966.  
  967. You must set up your own Zone Chart. The input screen is similar
  968. to the chart provided by UPS. You can print the chart when you have
  969. completed your entries.
  970.  
  971. 5) View/Print UPS Service Charges
  972.  
  973. The current UPS charges for services are already entered in the
  974. PSP files. 
  975.  
  976. 6) Select Printer Ports
  977.  
  978. You may assign 3 different printer ports for your Reports, Labels
  979. and COD Tags. You may also use A/B switches and select LPT1 for
  980. all 3 ports.
  981.  
  982.  
  983. 5) Exit Program
  984. ---------------
  985.  
  986. You should always Exit PSP through this option on the Main Menu.
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                   -15-
  1003.  
  1004.  
  1005. =================
  1006. Shareware License
  1007. =================
  1008.  
  1009. Shareware distribution gives users a chance to try software
  1010. before buying it. If you try a Shareware program and continue
  1011. using it, you are expected to register. Individual programs
  1012. differ on details -- some request registration while others
  1013. require it, some specify a maximum trial period. With
  1014. registration, you get anything from the simple right to continue
  1015. using the software to an updated program with printed manual.
  1016.  
  1017. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  1018. and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  1019. exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  1020. programmers, just like commercial authors, and the programs are
  1021. of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  1022. and bad ones!) The main difference is in the method of
  1023. distribution. The author specifically grants the right to copy
  1024. and distribute the software, either to all and sundry or to a
  1025. specific group. For example, some authors require written
  1026. permission before a commercial disk vendor may copy their
  1027. Shareware.
  1028.  
  1029. Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  1030. should find software that suits your needs and pocketbook,
  1031. whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  1032. fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  1033. And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  1034. has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  1035. product, you don't pay for it.
  1036.  
  1037. Disclaimer-
  1038.  
  1039. Users of PSP must accept this disclaimer of warranty:
  1040. PSP is supplied as is.  The author disclaims all
  1041. warranties, expressed or implied, including, without limitation,
  1042. the warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  1043. The author assumes no liability for damages, direct or conse-
  1044. quential, which may result from the use of PSP."
  1045.  
  1046. PSP is a "shareware program" and is provided at no charge
  1047. to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  1048. friends, but please do not give it away altered or as part of
  1049. another system.  The essence of "user-supported" software is to
  1050. provide personal computer users with quality software without
  1051. high prices, and yet to provide incentive for programmers to
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.              - 16 -
  1061.  
  1062.  
  1063. continue to develop new products.  If you find this program
  1064. useful and find that you are using PSP and continue to use
  1065. PSP after a reasonable trial period, you must make a reg-
  1066. istration payment of $125.00 to EHI.  The $125.00
  1067. registration fee will license one copy for use on any one
  1068. computer at any one time.  You must treat this software just like
  1069. a book.  An example is that this software may be used by any
  1070. number of people and may be freely moved from one computer
  1071. location to another, so long as there is no possibility of it
  1072. being used at one location while it's being used at another.
  1073. Just as a book cannot be read by two different persons at the
  1074. same time.
  1075.  
  1076. Commercial users of PSP must register and pay for their
  1077. copies of PSP within 30 days of first use or their license
  1078. is withdrawn.  Site-License arrangements may be made by con-
  1079. tacting EHI.
  1080.  
  1081. Anyone distributing PSP for any kind of remuneration must
  1082. first contact EHI at the address below for authorization.
  1083. This authorization will be automatically granted to distributors
  1084. recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for
  1085. shareware distributors, and such distributors may begin offering
  1086. PSP immediately (However EHI must still be advised so
  1087. that the distributor can be kept up-to-date with the latest
  1088. version of PSP.).
  1089.  
  1090. You are encouraged to pass a copy of PSP along to your
  1091. friends for evaluation.  Please encourage them to register their
  1092. copy if they find that they can use it.  All registered users
  1093. will receive a copy of the latest version of the PSP
  1094. system.
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.               - 17 -
  1113.  
  1114.  
  1115. =====================
  1116. Omnibudsman Statement
  1117. =====================
  1118.  
  1119. This program is produced by a member of the Association of
  1120. Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the
  1121. shareware principle works for you. If you are unable to resolve
  1122. a shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1123. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  1124. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1125. does not provide technical support for members' products. Please
  1126. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  1127. 49442 or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP
  1128. Ombudsman 70007,3536.
  1129.  
  1130.